ウェビナーを開催するための手順や注意点とは？効果を高めるポイントも解説

オフラインでのセミナー開催が困難になったここ数年間で、スタンダードになりつつあるのがオンライン開催できる「ウェビナー」です。自社でウェビナーを開催したい、と考えている経営者や事業担当者の方も多いでしょう。しかし、ウェビナーは「ただ開催すればいい」というものではありません。目的達成につながるクオリティの高いイベントにするには、把握しておきたいポイントがいくつかあります。

本記事では、ウェビナーを開催するための手順や注意点、効果を高める方法について解説します。ウェビナーについて詳しく知りたい方、効果の高いウェビナーを開きたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

そもそも、ウェビナーって……なに？

ウェビナーは、「ウェブセミナー」や「オンラインセミナー」とも呼ばれます。まずは、ウェビナーの概要、セミナー（オフライン）との違い、メリットについて見ていきましょう。

ウェビナーの概要

ウェビナーは、「ウェブ（Web）」と「セミナー（Seminar）」を組み合わせて作られた造語で、インターネット上で開催されるセミナー・講演会などを指します。主に、「リアルタイムで配信されるタイプ」と「事前に収録・編集した録画を配信するタイプ」の2種類があります。

セミナーとの違い

セミナーは特定のテーマに基づき、そのテーマに関心のある人を対象に行われます。セミナーには、直接会場に人を集めて開催されるオフライン形式と、ウェビナーのようにインターネット上で行うオンライン形式があります。

ここからは、オフライン形式のものを「セミナー」、オンライン形式のものを「ウェビナー」と記載します。

セミナーを行う場合、開催規模やアクセスなども考えて会場を決定、会場を押さえたら日程を決め、参加者を集めるという流れが一般的です。一方、ウェビナーはオンライン上で開催するため、大きな会場を押さえる必要はありません。カメラやマイクを備えたパソコンなどの端末とインターネット環境、ウェビナーツールがあれば、どこからでも配信することが可能。参加者も、自宅やオフィスなど、都合のよい場所から参加できます。

ウェビナーを開催するメリット

ウェビナーには、オフラインにはないウェブならではのメリットが多数あります。

コストの削減

セミナーでは、参加人数に相応しい会場を予約しなければなりません。会場運営スタッフが大勢参加する場合、交通費や宿泊費も必要です。

しかし、ウェビナーの場合はオフィスから配信できるため、会議室などを予約しておくだけでOK。大きな会場を押さえる手間やコストがかからず、スタッフが現地で参加者の案内を行う必要もないため人件費削減にもつながります。

集客しやすい

ウェビナー参加者は、インターネット環境と専用のツール・端末があればどこからでも視聴できます。セミナーであれば、開催地から遠く離れた場所に住む人は参加困難なこともあるでしょう。しかし、ウェビナーならそのような心配がないため、居住地にかかわらず集客できます。

また、会場を押さえる場合は前もって人数を決めておかなければなりません。予想以上に参加希望者がいる場合は、参加を断らざるを得なくなります。ウェビナーであれば、オフラインに比べて参加者の上限も比較的自由に決められます。

時間や場所を限定されない

ウェビナーは、リアルタイム配信だけでなく録画配信（オンデマンド配信）にも対応できます。いつでも、どこでも、必要な人に必要な情報をダイレクトに届けられる点は、ウェビナーの大きなメリットです。

ウェビナーの開催手順

ウェビナーを成功させるには、開催の目的を明確にし、それに沿った準備を行うことが欠かせません。続いては、開催手順についてご説明します。

STEP1：目的の明確化

ウェビナー開催の目的には、以下のようなものが考えられます。

目的が不明瞭だと、ウェビナーの開催内容があいまいになりがち。そうなると参加者の満足度も高まりません。最初の段階で「何のためにウェビナーを開催するのか」をはっきりさせておきましょう。

STEP2：目的に合わせたツール選定

ウェビナーを開催するには、ツール（ウェビナーツール）が必要です。目的に応じたもので、参加者にとって利用しやすいツールを選択しましょう。ここでは、代表的なものを3つ、ご紹介します。

Zoom Webinars

Zoomミーティングのオプションとして利用できるサービスです。100人まで一度にライブ配信できます。ビジネスプランを利用すれば、数千人から1万人といった大規模なウェビナーも開催できる点がメリットです。

Microsoft Teams

マイクロソフト社が提供しているウェビナーツールです。Microsoftアカウントがあれば、無料利用が可能。ただし、無料版では会議の参加者は100人まで、最長60分という制限があります。ウェビナーを開催する際は、有料版を利用するのがよいでしょう。

ウェビナー機能で最大1,000人、ブロードキャストモードを利用すると最大1万人を集客できます。参加登録フォームが簡単に作成できる点も、Microsoft Teamsのメリットです。

YouTubeライブ

動画配信プラットフォームとして有名なYouTubeを利用した、ストリーミング配信サービスです。ライブ配信中に、視聴者とリアルタイムで双方向の対話ができます。ストリーミング配信終了後もYouTube上に録画動画が残り、興味を持った人が視聴できるため、オープンなウェビナーに適しています。

STEP3：配信環境の整備

ウェビナーを行うために必要な環境は、次のとおりです。

インターネット環境は、できるだけ安定したものを選択しましょう。ウェビナーでは映像や音声を配信するため、高速＆大容量のデータ通信が欠かせません。そのため安定している光ファイバー回線がおすすめです。最近は無線LANが主流となっていますが、ネットワークの安定性を保つため、可能であれば有線LAN接続が理想です。

STEP4：集客

ウェビナーの成功には、効果的な集客が不可欠です。告知があまりに早すぎると忘れられてしまい、直前では十分な時間がありません。おおむね1か月前を目安にイベントページを公開し、集客を行いましょう。見込み参加者がリスト化できている場合は、直接メールで案内します。

STEP5：出欠確認

参加予定者の中には、当日うっかり参加を忘れる人も少なくありません。できるだけ確実に参加してもらえるよう、1週間前や前日にリマインドメールを送信し、出欠確認を行いましょう。ウェビナー当日のメール案内も欠かせません。リマインドメールが送付できるよう、あらかじめ設定しておきます。

STEP6：リハーサル

本番で不具合やトラブルが起きると、運営会社の評判に影響が及ぶ恐れもあります。スムーズな進行によって参加者の満足度を高めるためにも、念入りな事前準備は欠かせません。必ず事前に録画を伴うリハーサルを行い、納得のいくウェビナーを開催しましょう。

STEP7：本番

ウェビナー当日は、生配信の場合も本番の様子を録画しておきましょう。それによってクオリティのチェックができ、反省点があれば次回のウェビナーで改善できます。また、録画しておけば、当日都合がつかなかった人も後で視聴することが可能です。

本番が終わったら直後にアンケートを送付し、参加者の感想や反応を確認しましょう。

STEP8：振り返り

ウェビナー終了後は、振り返りが欠かせません。アンケートや集客の結果を確認し、参加者の意見などに基づいて「ウェビナーの目的と成果が合致していたかどうか」を判断します。改善点や反省点があれば、次回に生かしましょう。

ウェビナーの効果を高めるポイント

「ウェビナーを開いてみたものの、思ったような効果が出なかった……」という企業は少なくありません。ここでは、ウェビナーの効果を高めるための注意点をお伝えします。

リハーサルに時間をかける

ウェビナーを円滑に進めるには、リハーサルが欠かせません。リハーサルを録画して事前に分析し、コンテンツのクオリティや進行方法、通信設備などに問題点があれば、本番までに改善しておきましょう。

リマインドを欠かさない

ウェビナーはセミナーのように当日そこに出向くための準備などが必要ないため、「ついうっかり予定を忘れてしまう」ということが起こり得ます。そういった事態を想定して複数回リマインドメールを送り、出席予定者に参加してもらえるような工夫を行いましょう。

視聴者を飽きさせないコンテンツを用意する

ウェビナーは自宅でも視聴できます。そのため、コンテンツに飽きてしまった場合、簡単に視聴をやめて退出してしまう可能性があります。視聴者を飽きさせないよう、最後まで興味を持ってもらえる魅力的なコンテンツを用意しましょう。

フォローアップを欠かさない

ウェビナーは、オフラインで行うセミナーほど熱量が伝わらない場合も多くあります。そのため、ウェビナー後はアンケートを行い、そこで興味を持った参加者や見込み顧客に対しては、個別にフォローアップを行いましょう。一度つながった参加者や見込み顧客を手放さない努力や工夫が必要です。

録画を利用する

字幕やテロップ・図表などを入れることで、視聴者により分かりやすい形でコンテンツを提供できます。録画データを提供する場合は、こうした工夫をすることで参加者の満足度向上が期待できます。

リアルタイムでスムーズな進行が困難な場合は、録画の活用も検討してみましょう。クオリティの高い録画動画を作りたいなら、動画制作会社に依頼するのがおすすめです。

まとめ

オンラインで実施できるウェビナーは、オフラインセミナーよりも低コストで行え、広く参加者を集められるため、費用対効果が高いマーケティング手法として注目されています。ウェビナー開催に慣れていない方は、まずは編集ややり直しがきく録画（オンデマンド配信）から検討してみましょう。

クオリティの高いウェビナー向け動画を作成し、集客や採用、商品サービスのプロモーション活動などに活かしてみてはいかがでしょうか。

株式会社ファングリーでは、ウェビナー向け動画をはじめとしたさまざまな動画を制作しています。検討段階からのご相談にも応じており、マーケティング戦略の立案やツールの選定、シナリオの作成なども行っています。クオリティが高いウェビナーを開催したい方は、ぜひお気軽にご相談ください。