企業の活動や取り組み、新商品・新サービスなどに関するニュースを、生活者や取引先、関係者に向けて広く知らせる「プレスリリース」。上場・非上場を問わず、企業の広報PRやマーケティング活動においては重要な施策の一つです。

本記事ではプレスリリースの効果を発揮する書き方のコツや配信方法について、網羅的に解説します。

プレスリリースを書く意味・意義は？

前提として、プレスリリースを配信することには、次のような意味・意義があります。

企業やサービスの認知拡大につながる

新しいニュースをより拡散させたいときにプレスリリースが役立ちます。プレスリリースが外部のメディアなどに取り上げられれば、これまで企業やサービスを知らなかった層への認知につなげることができます。

取引先や株主などのステークホルダーに情報を届けられる

プレスリリースを配信することで、潜在的な顧客などの新規層だけでなく、既存の取引先や株主などに対しても情報を届けることができます。企業イメージの向上から、あらゆるステークホルダーとの長期的な関係維持につながる可能性があります。

プレスリリースを書く前にやっておきたい情報整理

いきなりプレスリリースを書き始めてしまうと、掲載すべき情報の過不足が発生してしまいがちです。必要な情報を漏れなくダブりなく盛り込むために、まずは次の方法で整理することから始めましょう。

5W5Hに沿って情報をまとめる

「5W1H」とは、「Who（誰が）」「What（何を）」「When（いつ）」「Where（どこで）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」の総称です。これらをかみ砕き、次のように考えましょう。

• Who（誰が）……自社、もしくはグループ関連企業など
• What（何を）……新商品・サービス、イベントなど
• When（いつ）……発売日、開催日など
• Where（どこで）……発売場所、開催場所など
• Why（なぜ）……「What」の内容を行うことになった背景など
• How（どのように）……商品・サービスの販売方法、イベントの開催形式など

以上の「5W1H」を基本として、さらに次の3つのポイントについても整理しておくと、よりスムーズにプレスリリースを書き進めることができます。

• 新商品・サービスの詳しい特徴
• 類似商品・サービスとの差別化ポイント（強み）
• 企業やサービスの将来的な展望

プレスリリースの基本構成

プレスリリースに書きたい情報が整理できたら、文章の構成を作成します。一般的な構成パターンとしては次の要素に分解できます。

タイトル

何について知ってもらいたいプレスリリースなのかをタイトルにまとめます。広告的なキャッチコピーや煽り文句とは異なり、客観的事実を述べることを意識しましょう。

リード文

プレスリリースの場合、リード文に本文の要約を書く形が一般的です。情報整理の段階でまとめた「5W1H」の内容を文章として組み立てるようにして、リード文を完成させましょう。

本文

本文では、情報整理の段階でまとめた内容を詳しく書き起こして文章化します。読みやすさを工夫するには、見出しをつけたり、箇条書きを織り交ぜたりすることをおすすめします。

補足資料

商品・サービスの案内資料など、プレスリリースを読んで関心を持った方がより詳しい情報を入手できる資料があれば、アップロード先を記載しましょう。

問い合わせ先

必要に応じて、プレスリリースを読んで興味を持った方やメディア関係者などからの連絡窓口を記載しておきましょう。問い合わせ先を記載する場合、「社名」「部署名」「担当者名」「電話番号」「メールアドレス」を入れることが一般的です。

プレスリリースの書き方のコツ

より効果的にプレスリリースを書くコツは、次の通りです。

テーマは原則1つに絞る

1つのプレスリリースにいくつもトピックを盛り込むと、主旨がつかみにくく情報が伝わりづらくなります。原則的には1つのプレスリリースあたり、1つのテーマに絞ることをおすすめします。

社会的背景や潮流を踏まえる

毎日数多くのプレスリリースが配信されるなかで注目を集めるには、先見性や新規性、話題性の強いトピックの方が望ましいと言えます。新商品やサービスについて紹介するときも、その特徴だけを伝えるのではなく、社会的背景や潮流を踏まえたうえで「なぜこの商品やサービスに価値があるのか」というポイントまで押さえて書くことで説得力が高まります。

客観的かつ具体的なデータを盛り込む

プレスリリースはあくまで「お知らせ」であり、「セールスレター」ではありません。アピールポイントを訴求することは当然重要ですが、客観的に書くことを意識しましょう。客観性を担保するためには、具体的なデータを引用して説明することも有効です。

画像や図表などのビジュアル要素を活用する

プレスリリースには世界観の伝わる画像や目を引く画像など、ビジュアル要素をうまく活用することもおすすめです。また、グラフやチャートなどの図表で示した方が伝わりやすい情報については、文章だけで書き記さずに図解をうまく使いましょう。

プレスリリースを配信する前のチェックリスト10項目

プレスリリースを書き終わったら、次の10項目に沿ってチェックをしましょう。関係者はもちろん、あまり内容を理解していない人にも誤解なく伝わるかを確認するために第三者チェックを依頼することもおすすめです。

1. 誤字脱字、文法の誤り、表記ゆれはないか
2. サービス名などが正式名称、正式表記になっているか
3. 事実に反する内容はないか
4. 誤解を招く表現はないか
5. 専門用語や一般的でない表現は使っていない、あるいは注釈をつけているか
6. 具体的な数字を盛り込んでいるか
7. 画像や図表などを使って表現できているか
8. 引用や転載、出典元を正しく明示しているか
9. フリー画像や人物写真を使っている場合、著作権・肖像権に問題はないか
10. 競合他社やサービスの批判、誹謗中傷ととれる表現はないか

プレスリリースを配信する方法

プレスリリースの内容がどんなによくても、他の情報に埋もれてしまっては意味がありません。より多くの人に読まれて効果を最大化できるように、適切な配信方法を検討しましょう。

配信日時を決定する

プレスリリース配信サービスを展開する共同通信ワイヤーの調査によると、もっともプレスリリースが読まれやすいタイミングとして「配信は平日のビジネスアワーが望ましい」「時間帯のピークは10時台〜11時台、14時台〜15時台」といった結果が公表されています。

さらに慌ただしくなりがちな月曜日・金曜日よりも、週の中日である火～木曜日の方が多くの人に見てもらいやすい傾向にあります。

一方で多くの企業のプレスリリースが集中しやすいという意味では、あえて別の曜日や時間帯を選ぶことも考えられるでしょう。まずはピークタイムに配信をして、その反響を見てみることもおすすめします。

配信方法を決定する

プレスリリースは自社のコーポレートサイトで公開する以外に、より拡散力を求めるのであれば外部の配信サービスを活用する方法があります。

代表的なサービスとしては、プレスリリース本数No.1を誇る最大手の「PR TIMES」をはじめ、記事掲載数の高さを強みとする「＠Press」や、海外メディアへの配信にも対応している「共同通信PRワイヤー」などが挙げられます。

これらのサービス利用は有料ですが、無料で利用できるサービスもあるため、予算の確保が難しいようであればあわせて検討してみましょう。

まとめ

プレスリリースはある程度パターンが決まっているため、書き方のコツを習得することが大切です。他社のプレスリリースを参考にしながら、自社で運用しやすいフォーマットに落とし込めるとスムーズに対応できるようになるでしょう。

株式会社ファングリーでは、企業の広報PRやマーケティング活動の一環として、プレスリリースの作成支援も行っています。「文章力に自信がない」「他の施策とあわせてプレスリリース作成も依頼したい」といった企業ご担当者様は、お気軽にご相談ください。